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転出届・転入届の委任状の注意点とは?書き方や手続きに必要なもの・注意点を解説

【更新日】2021-04-16
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転出届・転入届の委任状

「忙しくて転出届や転入届を代理で提出したいけれど、委任状になにを書けば良いのか分からない!」と困っている方も多いでしょう。

普段生活している中で委任状を書く機会はほぼありませんし、いきなり必要と言われても戸惑ってしまいますよね。

このページでは転出届や転入届の委任状の書き方や、記載が必要な事項について解説していきます。

またページの後半では、書類を提出する窓口や転出届や転入届を出すのが遅れた際のペナルティなども紹介していくので、ぜひ参考にしてください。

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転出届と転入届の委任状とは?

まずは転出届と転入届の委任状とはなにか、という点を見ていきましょう。

引っ越しによって住所が別の市区町村に移る場合は、引っ越し前の住所管轄の役所に転出届を、引っ越し後の住所管轄の役所に転入届を提出しなければなりません。

基本的には転出届も転入届も本人が提出する必要がありますが、仕事などが原因でどうしても役所にいけない場合は、友人や家族に代理を頼むことが可能です。

家族や友人に転出届や転入届を代理で提出する際に必要になるのが、委任状になります。

転出届と転入届の委任状の注意点

委任状の必要性は自治体によって異なる

転出届や転入届の委任状を提出する際にまず抑えておきたいポイントとしては、そもそも委任状が必要かどうか、という点です。

委任状が必要かどうかは自治体によっても異なりますし、家族であれば原則委任状は不要ですが世帯が異なる場合は必要になるなど、委任状がいるかどうかはケースバイケースと言えます。

委任状の要否に関しては転出先と転入先管轄の区役所に問い合わせるのが正確ですが、不安であればとりあえず用意しておいても良いでしょう。

書式のフォーマットも自治体ごとに異なる

転出届や転入届の委任状を提出する際に抑えておきたいポイントとしては、自治体ごとに書式のフォーマットが違う点です。

例えば、東京都渋谷区は代理人と委任者の氏名と住所を記載した上で委任事項を直接記入する書式ですが、神奈川県相模原市は複数の委任事項から住所変更(転入・転居・転出)にチェックを付けるなど、大まかな部分は共通しているものの書き方などの細部は異なります。

当然違う自治体のフォーマットで委任状を書いても受理されないため、プリントアウトする際には必ず転出先・転入先のものかどうかをチェックしておきましょう。

委任状にミスがあると正式に受理されない

委任状を提出する際に抑えておきたいポイントとしては、ミスなく記入することです。

通常の書類であれば提出者と記入者が同一人物であるため、その場で訂正することができます。

しかし委任状の場合は代理人が修正できず、もう一度委任者(実際に引っ越す人)が記入しなおす必要があります。

特に住所の番地や和暦や西暦(令和3年は2021年)などは間違いやすいため、注意しましょう。

代理人の本人確認書類と印鑑も必要

代理で転出届・転入届を提出する際は、提出する際に代理人の本人確認書類と印鑑が必要です。

特に印鑑は本人確認書類と違って普段から携帯している人はほとんどいないでしょうから、特に注意しておきたいポイントです。

なお使用する印鑑は100円ショップで売っているような三文判で構いませんが、シャチハタ(朱肉を使わないタイプ)は使用できません。

転出届と転入届に必要な本人確認書類

代理で転出届と転入届を提出する際には代理人の本人確認書類が必要なことは説明したとおりですが、その際に利用できる本人確認書類は顔写真付きの公的機関が発行した身分証明書です。

具体的には運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどが挙げられます。

一方で住民票・学生証・保険証を本人確認書類として利用する際には、別途公共料金の領収書などが必要になるため、注意してください。

転出届と転入届の記載事項

日付を記入する欄

役所の窓口で空白の転出届や転入届を受け取ったら、まずは日付を記入しましょう。

日付に関しては、転出・転入年月日(実際に引っ越す予定の日付・引っ越した日付)と、窓口にいった日を記入すれば問題ありません。

名前を記入する欄

転出届や転入届では、本人(実際に引っ越しをする人)・代理人(実際に窓口で手続きをする人)・世帯主・筆頭者の4人の氏名を記入する必要があります。

本人と代理人の氏名はともかく、世帯主や筆頭者の氏名は家族でないと分からないことが多く、代理で提出するのであれば特に気をつけたいポイントです。

なお世帯主とは家族の中で最も収入を得ている父親が設定されている場合がほとんですが、昨今は妻を世帯主に設定している・両親共に世帯主にしている家庭もあり、確認が必要な点と言えるでしょう。

一方、筆頭者は「婚姻した際にどちらの苗字を名乗ることにしたか」で決まります。

つまり結婚をして父方の苗字を名乗るようになれば夫が筆頭者になりますし、母方の苗字を名乗るようになれば妻が筆頭者に設定されています。

代理で転出届や転入届を提出する際には、必ず世帯主と筆頭者の氏名を確認しておきましょう。

住所などを記入する欄

転出届・転入届では現在住んでいる住所・引っ越し先の住所・本籍地の3点を記入する必要があります。

現住所や引っ越し先の住所はともかく、本籍地までしっかり暗記している方は少ないでしょう。

本籍地とは戸籍が作られた場所、つまり産まれた場所や結婚・離婚した時の住所です。

現住所と本籍地が一致している場合の方が少ないため、こちらも要確認事項と言えます。

本籍地・世帯主・筆頭者が分からない時の対処法

ここまで転出届や転入届の記載事項について解説してきましたが「本籍地・世帯主・筆頭者が分からない!」という方も多いでしょう。

そこでここからは、本籍地・世帯主・筆頭者が分からない時の対処法について紹介していきます。

ただし抑えておきたいポイントとしては、代理人が本籍地・世帯主・筆頭者を調べることはできないという点です。

あくまでも引っ越しをする人が、本籍地・世帯主・筆頭者を調べる方法になるため注意してください。

両親や祖父母に確認

本籍地・世帯主・筆頭者が分からない場合は、両親や祖父母に聞くのが一番手っ取り早いでしょう。

特に両親であれば出生届を提出しているはずですし、苗字などから世帯主や筆頭者を把握している可能性が高いです。

ただし世帯主や筆頭者はともかく、本籍地の正確な番地まで把握している可能性は低いため、記憶があやふやである場合は次に紹介する方法をおすすめします。

役所の担当窓口に相談

両親や祖父母に電話が繋がらない・聞いてみたけれど記憶があやふや、という場合は役所の担当窓口に相談してみましょう。

おそらく戸籍謄本や住民票の写しの取得をおすすめされるはずです。

戸籍謄本や住民票の写しがあれば本籍地・世帯主・筆頭者が正確に分かりますし、今後の就職や結婚の際にも提出が求められることがあるため、取得しても損はありません。

ただし、戸籍謄本や住民票の写しを取得できるのは原則として本人のみですし、電話口で内容だけを聞くというのもできません。

そのため、どうしても本人が役所にいく時間がないのであれば、マイナンバーカードを使ってコンビニのマルチメディア端末から取得するのも一つの手と言えるでしょう。

転出届と転入届の手続きの注意点

市区町村の区域外へ転出する人のみ必要

そもそも転出届や転入届を提出する必要があるのか、という点には注意が必要です。

というのも転出届や転入届は管轄内の住民を管理するための書類であり、同じ市区町村へ引っ越す場合は管轄も変わらないため転出届も転入届も不要になります。

一方で数メートルほどの引っ越しであっても、市区町村が変わるのであれば転出・転入の手続きは必要です。

転出届・転入届・委任状を作成する前に、現住所と引っ越し先の管轄は確認しておきましょう。

期限は転居先の住所が決まった時点から引っ越し当日まで

初めて引っ越しをする方などは、いつまでに手続きをおこなえば良いのか分からない人も多いでしょう。

転出届は引っ越しをする日の14日前から当日まで、転出届は引っ越しをした日から14日後までに提出してください。

引っ越しした後でも転出届は提出できますが、転入届を提出するためには転出届を出した時にもらえる転出証明書が必要になります。

遠方に引っ越す場合は郵送するにしても時間がかかるため、引っ越し前に転出届の提出を済ませておきましょう。

手続きが遅れると最高5万円の過料が発生

転出届・転入届の提出はきちんと書類がそろっていれば10分程度で終わりますし、きちんと期限内に提出することをおすすめします。

「提出するのを忘れていた」「提出が必要なことを知らなかった」など正当な理由なく転出届・転入届を提出しなかった場合は、最大5万円の過料(罰金)が課せられるからです。

【住民基本台帳法】

  • 第22条 転入した者は、転入をした日から14以内に、次に掲げる事項(氏名・現住所・世帯主など)を市町村長に届け出なければならない。
  • 第23条 転出した者は、転出をした日から14以内に、次に掲げる事項(氏名・現住所・世帯主など)を市町村長に届け出なければならない。
  • 第52条の2 正当な理由がなくて第22条から第24条までの規定による届出をしない者は、5万円以下の過料に処する。

(e-GOV法令検索より一部編集)

実際に過料が課せられるかどうかは簡易裁判所の判断によりますが、無駄なお金を払わなくて済むように、なるべく期限内に提出しておきましょう。

手続きは役所の担当窓口で行う

転出届や転入届を提出する窓口は役所の担当窓口です。

そのため現住所管轄の窓口で転入届を出すことはできませんし、引っ越し先の管轄の窓口で転出届を出すことも不可能です。

なるべくスムーズに手続きを進められるように、あらかじめ管轄の窓口や手続きできる特別出張所などを調べておくと良いでしょう。

転出届の手続きは郵送でも可能

「代理提出が難しい」「どうしても役所にいく時間が取れない」という方は、郵送で転出届を提出しましょう。

郵送で転出届を提出する際には、届出書(引っ越しした日・現在の住所・引っ越し先の住所・以前の世帯主の名前・新しい世帯主の名前・本籍地・筆頭者・引っ越しをする人の氏名・引っ越しをする人の生年月日・昼間に繋がる電話番号を記載したメモ)・本人確認書類のコピー・返信用封筒の3点が必要です。

なお届出書の氏名には必ず押印をしておきましょう。

転出届・転入届をおこなう前に必要事項をしっかりチェックしよう

このページでは転出届・転入届の委任状についてや、各書類の記載事項などを紹介してきました。

転出届や転入届は出し忘れると、最大5万円の罰金が課せられる可能性があります。

時間がない人も代理や郵送などを活用して、きちんと期限内に提出しましょう。

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