まず、個人事業主が確定申告を提出する時に計上する経費の上限額ですが、「このラインまでが経費として計上できる」というような、上限ラインは存在しません。

もっとも、経費とは、事業を行う上で必要な支出として計上するものです。

よって、事業を遂行するために必要な支出であることが証明できれば、金額に制限なく、経費として計上できます。

ただし個人事業主が計上する経費とは、個人事業を遂行するために必要な支出に限られているので、支出額のすべてを経費として計上できません。

また、経費として計上できるものは事業を成すために必要な支出であると同時に、収入や業務内容と照らし合わせた結果、適切な金額・頻度であることが前提となります。

個人事業主として仕事をしていると、生活費と経費が混在して、どの支出を経費として計上していいのか、線引きが難しい部分があります。

経費として計上できるものは多数存在しますが、実際に認められるものは、事業内容や業種によって変わってきます。

以下は、経費として計上できる代表的なものになります。

自宅兼事務所の家賃の一部

1つ目は、自宅兼事務所として活用している建物や土地の賃借料です。

自宅兼事務所の家賃の一部を経費として計上する場合、家事按分を使用して計上します。

家事按分には、事務所等の家賃、駐車場代、倉庫代を始め、電気代や水道光熱費などを経費として計上できます。

通信費

通信費も、前述した家事按分として計上できます。

ただし、計上できるものは、業務上で使用した通話代や郵便料、インターネット通信料などに限られます。

もし、インターネットプロバイダをプライベート込みで使用している場合は、使用時間などで、金額を割り出したのち、家事按分として計上すれば、経費として認められます。

交通費・宿泊費

仕事上の打ち合わせや取引等で発生した交通費や宿泊費用は、旅費交通費として計上できます。

なお、経費として計上するには、利用した公共交通機関や宿泊先で領収書を発行してもらう必要があります。

また業務用の車両を使用している場合は、ガソリン代を経費として計上できます。

支払報酬

個人事業を行っていくとき、弁護士や税理士、社労士など専門家によるマネジメントを必要とする場面があります。

専門家によるコンサルティングを利用すれば、顧問料と報酬を納めなければなりません。

その時の支払いを経費として計上できます。

業務を行っていく上で必要な支出という枠に入るので、経費として計上しても問題ありません。

無論、計上する際は、支払った報酬額と顧問料を記した書類を証拠書類として保管しておく必要があります。

購入金額が10万円以下の備品

PCや業務デスクなどの事務用品に加えて、印刷用の紙やペンなどの消耗品といった、業務に欠かせない備品の購入費用も経費として計上できます。

計上するには、購入額を記した領収書、もしくはレシートを証拠書類として保管しておかねばなりません。

また10万円を超える備品は、減価償却資産と見なされ、耐用年数で按分し経費処理を行います。

ここからは、経費として計上しても認められないモノを紹介していきます。

経費として計上しても問題ないように見えるものでも、業務を行うのに必要ないものと判断されれば、証拠書類があっても処理されません。

以下は、経費として計上できない代表的なモノです。

事業主の健康保険料・国民年金

個人事業主自身の給与を始め、健康診断費用や国民年金、各種税金の類で発生した支出は経費として認められません。

いずれも、事業を行っていくために必要な支出という枠から逸脱しているためです。

生計を共にする家族への給与

個人事業主の中には、配偶者や子どもに事業の一部を任せて給与を出している方もいます。

その時に支払う給与を経費として計上することは、原則できません。

しかし、青色申告か白色申告を出しているかによって、扱いが変わってきます。

例えば、青色申告者が青色事業専従者給与者として届け出を出している場合、配偶者や子どもに出す給与を経費として計上できます。

無論、計上するには、青色事業専従者給与者として届け出を出していることと同時に、所定の条件をすべて満たしている必要があります。

また白色申告を出している場合、事業専従者控除という制度が適用されます。

私的出費

業務に関係がない私的出費の類もまた、経費として計上できません。

例えば、仕事できるスーツを経費として計上しても、冠婚葬祭やプライベートの場で使用する可能性が示唆されるため、経費として認められません。

また宿泊費や交通費の類も、業務に関係がないモノであれば、同様の理由で認められません。

10万円を超える備品

10万円を超える備品、特にPCなどの高額備品は経費ではなく、減価償却資産として、耐用年数で按分して、経費計上していきます。

しかし、青色申告を提出している個人事業主に限り、少額減価償却資産の特例が利用できます。

この制度を利用することで、10万円以上30万円未満の減価償却資産を経費として一括計上できます。

経費として認められているものを、税務調査の時に経費計上するには、支払ったことが証明できるモノを提示する必要があります。

ここでは、経費として計上できる有効的な証拠書類の類を紹介します。

領収書・レシートといった証拠の提示

経費として計上する上で、最も有効的な証拠書類の類が、領収書やレシートの類です。

領収書は、税務調査を受ける際の重要記録書類として提示できる強い効果があります。

また領収書内にいつどこでどのような取引をしたのかが明記してあると、より強い効果を発揮します。

領収書の発行を忘れた場合は、レシートを提示しても問題ありません。

一方、公共交通機関など、領収書やレシートの発行ができないモノもあります。

しかし、支払いをICカードなど、記録が付くもので支払っているなら、履歴書が証拠書類になります。

証拠がない時は出金伝票を作成

領収書やレシートを紛失したり、受け取り忘れた場合は、出金伝票を作成しましょう。

出金伝票を作成するときは、日付、支出額、目的などを正確に記入しましょう。

また交通費を出金伝票で経費計上する際は、移動区間の料金と乗車・降車した駅名を正確に記入しましょう。

個人事業主が提出する確定申告には、青色申告と白色申告があります。

どちらかの方法で経費計上を行っても、同様の判断で経費計上の可否が下されますが、より高い節税効果を得るなら、青色申告で確定申告を提出するのがおすすめです。

ここでは、青色申告と白色申告の相違点を踏まえながら、青色申告で確定申告を提出するメリットを解説します。

最大65万円の「青色申告特別控除」

青色申告には、最大65万円の青色申告特別控除という控除が設けられています。

控除を利用するには、複式簿記による記帳を行うことと、貸借対照表および損益計算書を確定申告書に添付して、控除適用金額を算出して、3月15日までに確定申告を提出することで、55万円の特別控除が受けられます。

最大65万円の控除を受けるには、e-Taxでの申告か電子帳簿保存を行うことで、先ほど適用された特別控除額55万円にプラス10万円されることで65万円の青色申告特別控除が適用されます。

3年に渡る赤字繰り越しが可能

事業で赤字を出しても、青色申告を提出している方なら、翌年以降3年に渡って赤字の繰り越しができます。

これを損失申告といい、事業を開業した年や固定資産を多く購入した年に、損失申告を活用すれば、翌年が黒字であれば、前年度の赤字分の相殺ができ、税負担の軽減が図れます。

専従者給与の経費計上が可能になる

個人事業を営んでいる方の中には、配偶者や子どもに事業の一部を任せている方もおり、働きに見合った給与を出している方もいます。

その支出を経費として計上することは、原則できないことを前節で紹介しました。

しかし、青色事業専従者給与に関する届出書を提出しており、所定の条件を満たしている場合に限り、その給与を経費として計上できます。

最後に、個人事業主が税務調査で、事業を行っていく上で支払った額を経費として計上する際の注意点を2つ紹介します。

売り上げと経費のバランスが悪いと税務調査が入る

冒頭で、経費として計上できる額に上限はないと解説しましたが、売り上げに対して経費として計上している額とのバランスが取れていないと、税務調査が入ります。

経費として計上できるものは、事業を遂行する上で必要な支出であることを前提に計上することが大切です。

領収書・レシートは大切に保管しておくこと

事業を遂行する上で必要な支出を経費として計上する際は、支払いの証拠が分かる領収書かレシートなど、資金使途や金額が分かる書類を大切に保管しておきましょう。

またクレジットカードやICカードなどで決済したものを経費として計上する際は、利用履歴を印刷すれば、証拠書類として提示できます。

いずれも、経費計上を成すための重要書類になるので、大切に保管しておきましょう。

ここまで、個人事業主が確定申告を提出する時に計上する経費の上限額がいくらまでなのかという疑問の解決と合わせて、経費として計上できるモノ、できないモノの線引き、白色申告ではなく青色申告に加入するメリットを紹介してきました。

個人事業主の方にかかる税負担を軽減する方法の1つとして、計上する経費に上限はありませんが、事業を行う上で必要な支出であることを前提とし、売上とのバランスが取れていることが重要になってきます。

もし、売上に対して、計上した経費が多いと、税務調査が入る可能性があります。

また、計上した経費の信憑性や資金使途を問われた場合の備えとして、領収書やレシートなど、資金使途の証拠になる書類は、大切に保管しておきましょう。